Wie wij zijn
Pullrmaps is een dienst van Klarifai B.V., KvK 42104976, Le Mairekade 77, 1013 CB Amsterdam. Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens kun je sturen aan info@klarifai.nl.
Deze verklaring gaat over de website, gebruikersaccounts en de verwerking van gegevens in Pullrmaps. Klarifai is verantwoordelijk voor eigen klantcontact, accountbeheer, beveiliging en administratie. Voor gegevens die een klant in zijn werkruimte beheert, zoals prospects, gesprekken, offertes en facturen, werkt Klarifai in opdracht van die klant. Die klant bepaalt waarvoor hij deze gegevens gebruikt en is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Afspraken hierover worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met de klant.
Heb je een mail of offerte van een Pullrmaps-klant ontvangen, dan blijft die afzender jouw aanspreekpunt voor het gebruik van je gegevens. Wij helpen de klant bij het afhandelen van privacyverzoeken.
Welke gegevens wij gebruiken
- Account en toegang
- Naam, zakelijk e-mailadres, loginidentificatie, eventueel profielfoto, rol en werkruimte. Voor inloggen, bevoegdheden en samenwerking.
- Onze eigen klantrelatie
- Bedrijfs- en contactgegevens, offerte- en factuurgegevens en ondersteuningsverzoeken. Voor levering, klantcontact en onze administratie.
- Gegevens in de werkruimte
- Door de klant ingevoerde of geïmporteerde prospects, contactgegevens, klanten, producten, notities en documenten. Om de klant zijn commerciële administratie te laten uitvoeren.
- Mail en gesprekken
- Ontvangers, onderwerpen, mailtekst, handtekening, verzendmomenten, gesprek- en berichtidentificaties, antwoorden en afleverfouten. Voor mail versturen, gesprekken tonen, antwoorden verwerken en ongewenste vervolgberichten voorkomen.
- Afmeldingen
- Afmeldingen en blokkeringen van adressen. Om te voorkomen dat iemand opnieuw wordt benaderd.
- Verzendkwaliteit
- Domeinnaam en samengevatte Postmaster-statistieken. Om de verzendkwaliteit van het gekoppelde domein inzichtelijk te maken.
- Technische gegevens
- Technische verzoek- en foutgegevens, toegangsinformatie en documentgebeurtenissen. Om de dienst te laten functioneren, te beveiligen en storingen te onderzoeken.
Gegevens komen van jou, de werkruimtebeheerder, door de klant gebruikte import- en bedrijfsbronnen, je gekoppelde provider en personen die antwoorden of een offerte openen. De klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid en informatieverstrekking bij zijn eigen prospectbronnen en mailcampagnes.
Waarom en op welke basis
Voor onze eigen dienstverlening verwerken wij noodzakelijke gegevens voor de uitvoering van een overeenkomst met jou, of op grond van ons gerechtvaardigde belang om een zakelijke klant te bedienen wanneer jij diens contactpersoon bent. Beveiliging en misbruikbestrijding dienen ons gerechtvaardigde belang bij een betrouwbare dienst. Voor onze administratie gelden waar van toepassing wettelijke verplichtingen. Bij een optionele gegevensdeling leggen wij vooraf uit wat er gebeurt en vragen wij de toepasselijke toestemming.
Voor klantgegevens in een werkruimte bepaalt de klant de rechtsgrond. Toestemming voor een Google-koppeling geeft Pullrmaps technische toegang; zij is geen toestemming van ontvangers voor commerciële e-mail.
Zonder noodzakelijke accountgegevens kunnen wij geen toegang geven. Zonder mailboxkoppeling zijn de bijbehorende mailfuncties niet beschikbaar. AI is optioneel; verwerking met vaste templates en lokale antwoordregels blijft mogelijk.
Google-account en Gmail
Inloggen met Google en een verzendmailbox koppelen zijn afzonderlijke functies. Voor inloggen ontvangt Pullrmaps de accountidentificatie, naam, e-mailadres en eventueel profielfoto. Voor de mailboxkoppeling vraagt Pullrmaps toestemming om te verzenden, berichten te lezen, het accountadres te herkennen en Postmaster-statistieken op te halen.
Pullrmaps stuurt namens de gekoppelde mailbox de door de gebruiker aangevraagde of binnen diens campagne-instellingen geplande berichten. Daarbij krijgt Gmail onder meer ontvanger, onderwerp, tekst, handtekening en eventuele offerte- of factuur-PDF. De app haalt recente inboxberichten op om antwoorden en afleverproblemen te herkennen. De inhoud wordt daarbij eerst technisch gelezen, ook als een bericht vervolgens niet bij een prospect in de werkruimte blijkt te horen. Niet-gematchte berichten worden in deze verwerking niet als gesprek opgeslagen of aan Gemini aangeboden. Bij een gekoppeld gesprek kan Pullrmaps de volledige Gmail-thread ophalen om die aan de bevoegde gebruiker te tonen.
Gematchte antwoorden en bijbehorende identificaties worden in de werkruimte opgeslagen. Het Postmaster-overzicht bevat domeinmetingen, zoals spamratio en authenticatieresultaten. Dit zijn geen individuele Gmail-inboxberichten.
De app bewaart een versleuteld toegangsbewijs voor vervolgtoegang, zodat je niet bij iedere handeling opnieuw hoeft in te loggen. Dit betekent niet dat alle opgeslagen mailtekst afzonderlijk met dezelfde applicatiesleutel is versleuteld.
Je kunt de toegang intrekken via de verbindingen van je Google-account. Daarna kan Pullrmaps geen nieuwe toegang verkrijgen; reeds uitgegeven toegang kan nog kort geldig zijn. Dit verwijdert niet automatisch gegevens die al in Pullrmaps zijn opgeslagen. Vraag de werkruimtebeheerder of Klarifai om beëindiging en verwijdering volgens de hieronder beschreven afspraken.
Pullrmaps gebruikt en deelt Google-gegevens volgens de Google API Services User Data Policy, waaronder de Limited Use-regels. Wij verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om algemene AI-modellen te trainen. Medewerkers lezen geen mailinhoud voor algemene dienstverlening: toegang tot specifieke berichten gebeurt alleen met jouw uitdrukkelijke akkoord, of binnen de beperkte uitzonderingen voor beveiliging en wettelijke verplichtingen.
Optionele AI via Google Gemini
Kiest de beheerder voor Gemini-mailteksten, dan gaan de daarvoor benodigde bedrijfs-, aanbod-, prospect- en campagnegegevens en eventueel eerdere uitgaande tekst naar Google Gemini. Pullrmaps ontvangt een tekstvoorstel terug.
Ontvangen antwoorden met Gemini analyseren is een aparte keuze, standaard uit. Na inschakelen stuurt Pullrmaps de volledige tekst van gematchte antwoorden naar Google Gemini om bijvoorbeeld interesse, afwijzing of een afmeldverzoek te herkennen. De uitkomst verschijnt in de inbox en kan vervolgacties of het stoppen van opvolging bepalen. Zonder deze keuze worden antwoorden met lokale regels verwerkt. Uitschakelen stopt nieuwe AI-analyse; eerdere opslag wordt daarmee niet verwijderd.
Deel via deze functies geen informatie die niet nodig is voor het gesprek. AI-uitkomsten kunnen fouten bevatten; de gebruiker controleert teksten en voorgestelde acties. Pullrmaps beoordeelt geen kredietwaardigheid en neemt geen besluiten over werk, zorg, onderwijs of andere rechten van personen.
Bij gebruik van een eigen Gemini-sleutel beheert de klant het Google-project en de bijbehorende afspraken. Gebruik daarvoor een zakelijk project met actieve billing en passende gegevensbeschermingsafspraken. Voor de verwerking door Google gelden de Gemini API-voorwaarden. Deze voorwaarden maken onderscheid tussen betaalde en onbetaalde diensten. Pullrmaps kan de contractstatus van een door de klant ingevoerde sleutel niet vaststellen.
Met wie wij gegevens delen en waar
Alleen bevoegde gebruikers binnen de werkruimte en noodzakelijke dienstverleners krijgen toegang voor hun taak. Gmail wordt geleverd door Google; Gemini wordt alleen voor de gekozen AI-functies gebruikt. Vercel verzorgt applicatiehosting en Neon de database. De klant kan gegevens zelf delen met ontvangers, bijvoorbeeld door een e-mail, PDF of offertelink te verzenden.
Bij het verzamelen van bedrijfsgegevens gebruikt de dienst daarnaast een scraper die bedrijfsbronnen raadpleegt. Welke gegevens worden opgenomen, hangt af van de zoekopdracht en de gekozen bron.
Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Dit geldt onder meer voor dienstverlening, ondersteuning en back-ups van internationale providers. Informatie over de gebruikte dienstverleners, de verwerkingslocaties en toepasselijke waarborgen kun je opvragen via info@klarifai.nl. Wij verstrekken gegevens aan autoriteiten wanneer wij daartoe rechtsgeldig verplicht zijn.
Bewaren en verwijderen
De bewaartermijn hangt af van de gegevenscategorie en het doel. Account- en klantcontactgegevens worden gebruikt tijdens de klantrelatie en voor de noodzakelijke afhandeling daarna. Voor administratieve gegevens zijn eventuele wettelijke bewaarplichten bepalend. Bij technische logs en ondersteuningsverzoeken wegen het oplossen van storingen, beveiliging en de afhandeling van het verzoek mee.
Voor prospectgegevens, gesprekken en documenten in een werkruimte bepaalt de klant de bewaarbehoefte en de toepasselijke administratieplicht. Bij beëindiging spreken partijen export, overdracht en verwijdering af volgens de klantovereenkomst en verwerkersovereenkomst. Een wettelijke verplichting of concrete geschilafhandeling kan beperkte verdere bewaring vereisen.
Afmeld- en blokkeringsgegevens blijven in minimale vorm beschikbaar zolang de klant via Pullrmaps mailt, zodat verwijdering uit een actieve lijst niet tot hernieuwde benadering leidt. Bij een verwijderverzoek worden ook de betrokken dienstverleners en back-ups meegenomen. Back-ups volgen de bewaartermijnen en herstelprocessen van de gebruikte dienstverlener en zijn geen actieve administratie.
Intrekken van Google-toegang verwijdert niet automatisch opgeslagen gegevens. Pullrmaps heeft geen automatische opschoning van alle mailgegevens en geen selfserviceknop om een volledige werkruimte te verwijderen. Voor verwijdering kun je de werkruimtebeheerder of info@klarifai.nl benaderen. Een rapportvenster of recente-inboxfilter is geen bewaartermijn.
Jouw rechten en contact
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar van toepassing, overdraagbaarheid van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt. Mail info@klarifai.nl. Wij controleren eerst of het verzoek van de juiste persoon komt; stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. Voor werkruimtegegevens betrekken wij de verantwoordelijke klant.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij vermelden de datum van wijzigingen in deze verklaring. Bij wezenlijk ander gebruik van Google-gegevens informeren wij je vooraf en vragen wij opnieuw toestemming waar dat nodig is.